Flyt foreningen væk fra Facebook-gruppen uden at miste nogen

Alle bestyrelser, der har overvejet at forlade Facebook-gruppen, har haft den samme samtale med sig selv. Gruppen er rodet, ja. Men den virker, nogenlunde, og alternativet er 80 medlemmer, der skal installere noget, og de ti, der aldrig får det gjort.

Bekymringen er rimelig. Den er også grunden til, at de fleste foreninger bliver hængende i årevis på et værktøj, de brokker sig over. Så her er den ærlige udgave af flytningen: den tager en eftermiddag, den kræver ikke, at alle følger med første dag, og de medlemmer, der er sværest at flytte, er som regel dem, der har mindst brug for det.

Inden eftermiddagen: tre beslutninger

Hvad flytter, og hvad bliver. Ikke alt hører hjemme det nye sted. Billederne fra sommerfesten, fødselsdagshilsnerne og "godt gået i går" kan blive i Facebook-gruppen for evigt. Det, der flytter, er alt det, der har en status: hvem der kommer på lørdag, hvad den aktuelle plan er, hvor vedtægterne ligger, hvem der sidder i bestyrelsen.

En dato. Vælg det næste arrangement, flest medlemmer går op i, og gør det til det første, der kun findes det nye sted. "Tilmelding til julefrokosten foregår i Joyn" flytter flere medlemmer end nogen velkomstbesked.

En administrator mere. Én person, der gør det alene, genskaber det problem, I flytter fra. To administratorer fra starten, gerne fra hver sin del af foreningen.

Første time: byg strukturen

Sæt foreningen op, før nogen bliver inviteret, så det første, et medlem ser, er en forening og ikke et tomt rum.

1. Opret én gruppe pr. enhed. Hold, udvalg, bestyrelsen, de frivillige: det, der allerede findes i virkeligheden. I gruppen bor enhedens beskeder, arrangementer og filer, så forældrene på U12 ikke skal scrolle forbi seniorernes planlægning af udflugten.
2. Lav en kanal til meddelelser. Kun administratorer kan skrive der, så "træningen er aflyst" ikke drukner under 30 svar. Hav en almindelig kanal ved siden af til alt det andet.
3. Læg de næste fire ugers arrangementer ind. Den ugentlige træning som gentaget arrangement, næste kamp, fællesspisningen. Hvis jeres kalender mest består af gentagelser, tager opsætningen af de faste arrangementer ti minutter én gang.
4. Upload de tre dokumenter, folk altid spørger efter. Vedtægterne, adressen med kørselsvejledning og listen over, hvem man spørger om hvad. Tre er nok. Ingen flytter et helt Google Drev den første dag.

Anden time: invitér i den rigtige rækkefølge

Invitér bestyrelsen og holdlederne først, giv dem roller, og lad dem hver skrive én ting. Et nyt medlem, der kommer ind i en forening med 20 beskeder og næste uges arrangement, opfører sig helt anderledes end et, der kommer ind i et tomt rum.

Læg derefter invitationslinket i Facebook-gruppen, fastgjort øverst, med den ene sætning, der betyder noget: "Tilmelding til lørdag foregår her fra nu af." Ikke "vi prøver en ny app". En grund, ikke en meddelelse.

Medlemmerne kommer ind via linket i browseren eller i appen, og de behøver ikke en Facebook-konto. Ingen skal godkendes én ad gangen, og ingen skal taste 80 telefonnumre ind.

Én praktisk ting at sige højt med det samme: appen er på engelsk, så det er engelske menuer, de møder. Det plejer at fylde mindre, end bestyrelsen frygter, og support foregår på dansk.

Tredje time: den ene regel de første to uger

Flytningen lykkes eller mislykkes på én regel: alt, der har en status, findes kun det nye sted. Hvis nogen spørger "hvem kommer?" i Facebook-gruppen, er svaret et link, ikke et tal. Hvis nogen tilmelder sig i en kommentar, så sig tak og bed dem trykke ja i arrangementet. Det føles pedantisk i ti dage. Så holder det op med at være nødvendigt, fordi folk går derhen, hvor svaret er.

Slå de vigtige meddelelser op begge steder i de to uger, og ikke længere. Slår I alt op begge steder i månedsvis, ender I med to halve systemer.

De ti, der ikke flytter med

Der er altid nogle få. Bedsteforælderen, der kører til kampe, medlemmet, der "ikke gider apps", og ham, der kom ind i gruppen i 2019 og ikke har sagt et ord siden.

Del dem i to. Nogle er medlemmer, der reelt har brug for informationen: giv én administrator til opgave at sende dem ugens plan direkte, og hold den liste kort med vilje. De andre var aldrig rigtigt med i foreningen; de var med i gruppen. En flytning er et fint tidspunkt at finde ud af, hvem der er hvem.

Det, der som regel sker: de sidste kommer med, første gang de går glip af noget. Ikke på grund af pres, men fordi svaret på et spørgsmål, de havde, lå et sted, de ikke var.

Hvad I gør med den gamle gruppe

Slet den ikke; det opleves som en straf. Tre muligheder, der virker:

• Behold den som det sociale rum. Omdøb den, så ingen tager fejl af, hvor beslutningerne bliver truffet.
• Sæt den til, at kun administratorer kan slå op, og brug den som vejviser i en måned. Sidste opslag: invitationslinket.
• Arkivér den stille og roligt, når den sidste er flyttet med.

Uanset hvad I vælger: skriv ned, hvem der er administratorer i den gamle gruppe. Den, der oprettede den i 2019, er måske ikke medlem længere.

Eftermiddagen som tjekliste

• Beslut, hvad der flytter (status), og hvad der bliver (snak)
• Vælg det første arrangement, der kun findes det nye sted
• Udpeg en administrator mere
• Opret grupper pr. hold eller udvalg, en kanal til meddelelser, fire ugers arrangementer, tre dokumenter
• Invitér bestyrelse og holdledere først, og slå så linket op med en grund, ikke en meddelelse
• I to uger: alt med en status findes kun ét sted
• Hjælp dem, der ikke flytter med, personligt og kortfattet
• Beslut, hvad den gamle gruppes nye opgave er

En bemærkning om størrelse, før I går i gang: Free-planen dækker op til 100 medlemmer, to grupper og tre kanaler. Det rækker til en forening med ét hold eller til en prøve med bestyrelsen plus ét hold. En forening med mange hold skal på Team eller Community fra starten.

Vil du se, hvor Facebook-gruppen stadig vinder, og hvornår det rigtige er at blive, så holder vi en ærlig sammenligning opdateret. At oprette foreningen er de første ti minutter af eftermiddagen ovenfor.