Hvad er en fællesskabsplatform? Guide til foreninger • Joyn

Kort fortalt

En fællesskabsplatform er ét samlet sted, hvor en forening, klub eller gruppe holder styr på det, der sker mellem medlemmerne: arrangementer med tilmelding, beskeder, der når alle, filer, alle kan finde, og grupper med roller, så hvert hold og udvalg har sin egen krog.

Den erstatter typisk Facebook-gruppen, WhatsApp-tråden og mailen til alle. Den erstatter ikke medlemssystemet - kontingent, regnskab og medlemsregister bliver, hvor de er. På engelsk hedder det en community platform, og det er den betegnelse, de fleste værktøjer selv bruger.

Hvad en fællesskabsplatform gør

Værktøjerne er forskellige, men kernen er den samme fem ting. Mangler én af dem, er det sandsynligvis ikke en fællesskabsplatform, men en chat, et nyhedsbrev eller et administrationssystem med et ekstra modul.

Arrangementer med rigtig tilmelding

Træning, generalforsamling, arbejdsdag og sommerfest ligger i én kalender, medlemmerne svarer ja eller nej, og alle kan se, hvem der kommer. Påmindelsen sender sig selv dagen før. Tilbagevendende arrangementer oprettes én gang - ikke hver uge af den samme frivillige.

Beskeder, der når alle

Kanaler i stedet for én lang tråd: én til det vigtige, hvor kun bestyrelsen skriver, én til snak, og én pr. hold eller udvalg. Ingen algoritme vælger, hvem der ser aflysningen, og ingen skal rulle forbi 340 ulæste beskeder for at finde den.

Grupper og roller

Hvert hold, udvalg eller årgang er sin egen gruppe med egne kanaler, arrangementer og filer. Roller styrer, hvem der ser hvad: forældrene på U9 ser ikke seniorernes kampplan, og bestyrelsens kanal er kun for bestyrelsen.

Filer, alle kan finde

Vedtægter, referater, kørselsplaner og „sådan gør vi“ ligger ét sted, som et nyt medlem kan finde uden at spørge. Det er det, der gør en forening nem at overtage, når bestyrelsen skifter.

Opgaver med navn og dato

Kaffe til søndag, nøglen fredag, billeder til hjemmesiden - skrevet op på en liste, hvor alle kan se, hvad der er taget, og hvad der er ledigt. En vagtplan i stedet for et „er der nogen, der kan?“.

Fællesskabsplatform eller medlemssystem?

Det er det spørgsmål, der oftest går galt, fordi begge dele markedsføres som „én app til hele foreningen“. De løser to forskellige problemer, og de fleste foreninger ender med at have begge.

Medlemssystemet er til kassereren og bestyrelsen: medlemsregister, kontingentopkrævning, regnskab, indberetning til kommunen og forbundet. Medlemmerne logger ind én gang om året for at betale.
Fællesskabsplatformen er til alle: hvad sker der i denne uge, hvem kommer, hvor ligger pakkelisten, hvem tager kaffen. Medlemmerne åbner den flere gange om ugen.

Tommelfingerreglen: det, der handler om penge og register, hører hjemme i medlemssystemet. Det, der handler om, at folk ved, hvad der sker, og møder op, hører hjemme på fællesskabsplatformen. Vælg et værktøj, der er ærligt om, hvilken af de to det er.

Sådan hænger de sammen

Medlemssystemet ved, hvem der er medlem og har betalt. Fællesskabsplatformen ved, hvem der kommer på torsdag. Det første ændrer sig et par gange om året, det andet hver dag - og det er derfor, de sjældent bor godt i samme app.

Fællesskabsplatform eller Facebook-gruppe?

De fleste foreninger starter i en Facebook-gruppe eller en WhatsApp-tråd, og det er fornuftigt: det er gratis, og alle er der allerede. Problemet er ikke, at de er dårlige. Det er, at de er lavet til noget andet, og det bliver tydeligt, når foreningen vokser.

Hvem ser opslaget? I en Facebook-gruppe bestemmer algoritmen. På en fællesskabsplatform ser alle i kanalen det, og de får en notifikation, hvis de har sagt ja til det.
Tilmelding. I gruppen er det en kommentartråd, man tæller op i hånden. På platformen er det et ja eller nej, der kan ses af alle og mindes om.
Filer. I gruppen forsvinder vedtægterne ned i feedet efter en uge. På platformen ligger de i en mappe.
Hvem kan være med? Gruppen kræver en Facebook- eller WhatsApp-konto. Platformen kræver et invitationslink.
Hvem ejer data? I gruppen ligger medlemmernes aktivitet hos Meta og bruges til annoncer. På en fællesskabsplatform bør I kunne få et klart svar på, hvor data ligger, og hvad de bruges til - spørg, før I vælger.

Facebook vinder stadig på én ting: nye medlemmer finder jer der. Mange foreninger beholder derfor en offentlig Facebook-side til at blive fundet - og flytter selve fællesskabet et sted hen, hvor det ikke skal konkurrere med et feed. Vi har skrevet den ærlige sammenligning med Facebook-grupper og med WhatsApp-grupper, inklusive hvornår I bør blive, hvor I er.

Hvornår har I brug for en?

En løbeklub med 15 medlemmer har ikke brug for en fællesskabsplatform. En WhatsApp-tråd er fint. Tegnene på, at I er vokset ud af den, er til gengæld ret tydelige, og de kommer som regel i denne rækkefølge:

Den samme person spørger „hvem kommer på torsdag?“ hver uge og tæller svarene op i hånden.
Vigtige beskeder drukner. Nogen møder op til et aflyst arrangement, fordi de ikke så aflysningen.
I har mere end ét hold eller udvalg, og alle får alles beskeder.
Et nyt medlem spørger efter vedtægterne, og ingen kan huske, hvor de ligger.
Nogen vil gerne være med, men har ikke Facebook - eller vil ikke have det.
Bestyrelsen skifter, og den nye formand starter fra nul, fordi alt lå i den gamles indbakke.

Kan I sætte kryds ved tre af dem, er det ikke jeres medlemmer, der er problemet. Det er værktøjet.

Sådan vælger I

Der findes efterhånden mange værktøjer, der kalder sig en fællesskabsplatform, og de ligner hinanden på forsiden. Brug listen her til at skille dem ad - helst med tre-fire medlemmer, der ikke sidder i bestyrelsen, for det er dem, der skal bruge den hver uge.

Tjekliste

Når en vigtig besked alle - uden algoritme og uden at kræve, at folk har slået notifikationer til?
Er tilmelding et rigtigt ja eller nej, synligt for alle, med en påmindelse, der sender sig selv?
Kan vi lave tilbagevendende arrangementer én gang i stedet for hver uge?
Kan hvert hold og udvalg få sin egen gruppe med egne kanaler og roller?
Kan et nyt medlem finde vedtægterne uden at spørge?
Kan opgaver få et navn og en dato på en liste, alle kan se?
Virker den både i browseren og som app til iOS og Android?
Kommer medlemmerne ind med et link - uden en konto på et socialt medie?
Er der ingen reklamer og intet feed, der konkurrerer med jeres eget indhold?
Får vi et klart svar på, hvor data ligger, og hvad de bruges til?
Er prisen til at forstå - og er den gratis plan en plan, ikke en prøveperiode?

Og ét spørgsmål, der ikke står på listen, fordi det er en fælde: „Kan den også opkræve kontingent?“ Hvis svaret er ja, er det sandsynligvis et medlemssystem med en chat sat på - og så er det kommunikationen, der bliver nedprioriteret, når der skal vælges.

Hvad koster en fællesskabsplatform?

Fra gratis til nogle tusinde kroner om året, næsten altid afhængigt af antal medlemmer. Tre modeller går igen:

Gratis op til en grænse. Den mest almindelige for frivillige foreninger. Tjek, om grænsen er en plan eller en prøveperiode, og hvad der sker, når I rammer den.
Pris pr. medlem om måneden. Billig for små foreninger, dyr for store. Regn på det med jeres faktiske medlemstal, ikke det, I håber på.
Fast pris med ubegrænset antal medlemmer. Giver mening for foreninger med flere hundrede medlemmer, hvor pr.-medlem-prisen løber løbsk.

Joyn er gratis op til 100 medlemmer uden betalingskort, og derefter enten pr. medlem eller som en fast pris. Se priserne på dansk.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en fællesskabsplatform og et medlemssystem?

Et medlemssystem holder styr på medlemmer, kontingent og regnskab - det administrative. En fællesskabsplatform holder styr på det, der sker mellem medlemmerne: arrangementer, tilmeldinger, beskeder, filer og opgaver. De fleste foreninger bruger begge dele, hver til sit.

Kan en Facebook-gruppe fungere som fællesskabsplatform?

Til en vis størrelse, ja. Men i en Facebook-gruppe bestemmer en algoritme, hvem der ser et opslag, tilmelding er en kommentartråd, og filer forsvinder ned i feedet. Når foreningen har flere hold eller mere end et par hundrede medlemmer, bliver det tydeligt, at gruppen er lavet til noget andet.

Skal medlemmerne installere en app?

Det kommer an på platformen. En god fællesskabsplatform virker både i browseren og som app til iOS og Android, så medlemmer kan vælge selv - og så dem uden smartphone stadig kan være med.

Hvad koster en fællesskabsplatform?

Prisen spænder fra gratis til nogle tusinde kroner om året, typisk afhængigt af antal medlemmer. Joyn er gratis op til 100 medlemmer; større foreninger betaler pr. medlem om måneden eller en fast pris med ubegrænset antal medlemmer.

Er en fællesskabsplatform det samme som et intranet?

Nej. Et intranet er bygget til ansatte i en virksomhed og kræver typisk, at alle har en arbejdskonto. En fællesskabsplatform er bygget til frivillige fællesskaber, hvor folk kommer ind med et invitationslink og bruger den i fritiden.

Om Joyn

Denne guide er skrevet af holdet bag Joyn, en dansk fællesskabsplatform til foreninger, klubber og frivillige med arrangementer, tilmeldinger, kanaler, opgaver og filer ét sted - uden feed, algoritme og reklamer. Den er gratis op til 100 medlemmer. Appen er indtil videre på engelsk, support foregår på dansk, og vi har intet betalingsmodul. Læs mere om Joyn på dansk eller læs guiden om et stærkere fællesskab i foreningen.