Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Det er her, medlemmerne godkender regnskabet, vælger bestyrelsen og beslutter de store ting. Den kommer hvert år, og alligevel bliver den tit forberedt i sidste øjeblik.
Den gode nyhed er, at det meste kan genbruges år efter år. Her får I en indkaldelse, I kan kopiere, den klassiske dagsorden forklaret punkt for punkt og en tidsplan, der regner baglæns fra dagen.
Start med vedtægterne
Der findes ingen fælles lov for, hvordan en frivillig forening holder generalforsamling. Reglerne står i jeres egne vedtægter, og de vinder over alt, hvad I læser her eller andre steder.
Find vedtægterne frem, og skriv svarene på de her spørgsmål ned, før I gør noget andet:
- Hvornår på året skal den ordinære generalforsamling holdes?
- Hvor lang tid før skal der indkaldes, og hvordan? Brev, mail, opslag, hjemmeside?
- Hvad skal dagsordenen mindst indeholde?
- Hvornår skal forslag fra medlemmerne være bestyrelsen i hænde?
- Hvem har stemmeret? Skal kontingentet være betalt, og er der en aldersgrænse?
- Må man stemme ved fuldmagt?
- Hvilket flertal kræver en vedtægtsændring?
Står der intet om et af punkterne, så vælg en løsning, der er rimelig og gennemskuelig for medlemmerne, og skriv den ind i vedtægterne næste gang.
Tidsplanen: baglæns fra dagen
De fleste vedtægter kræver, at der indkaldes to til fire uger før generalforsamlingen, og at forslag fra medlemmerne skal være inde cirka en uge før. Med de tal ser en typisk plan sådan her ud:
Seks uger før
- Bestyrelsen fastsætter dato, tid og sted og booker lokalet.
- Kassereren afslutter regnskabet og sender det til revisorerne.
- Formanden går i gang med beretningen.
- I finder ud af, hvem der er på valg, og spørger, om de genopstiller.
Fire uger før
- Indkaldelsen sendes ud med dagsorden og frist for forslag.
- I begynder at spørge medlemmer, om de vil stille op til bestyrelsen. Spørg personligt, det virker langt bedre end et opslag.
En uge før (eller den frist, vedtægterne siger)
- Fristen for forslag udløber.
- Bestyrelsen sender de endelige bilag ud: regnskab, eventuelt budget og indkomne forslag.
Dagen før
- En kort påmindelse med tid, sted og link til bilagene.
- I aftaler, hvem der er dirigent og referent, hvis det ikke er gjort.
Efter generalforsamlingen
- Referatet skrives, underskrives af dirigenten og deles med medlemmerne inden for et par uger.
- Den nye bestyrelse konstituerer sig, typisk på sit første møde.
- Har foreningen et CVR-nummer, så tjek, om ledelsen står registreret dér, og opdatér den i så fald.
Skabelon: indkaldelse til generalforsamling
Kopiér teksten og ret det, der står i kantede parenteser.
Indkaldelse til ordinær generalforsamling i [foreningens navn]
Bestyrelsen indkalder hermed til ordinær generalforsamling [dag og dato] kl. [tid] i [sted og adresse].
Dagsorden: [indsæt dagsordenen - se forslaget længere nede]
Forslag, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest [dato] på [mail eller adresse].
Regnskab og indkomne forslag bliver sendt ud senest [dato].
Alle medlemmer, der [har betalt kontingent / er fyldt X år], har stemmeret.
Vi håber at se rigtig mange. Kaffen er på foreningen.
Med venlig hilsen, bestyrelsen
Skriv indkaldelsen kort. Medlemmerne skal kunne se dato, sted og fristen for forslag uden at læse hele teksten.
Standarddagsordenen punkt for punkt
Langt de fleste foreninger bruger en variant af den her rækkefølge. Jeres vedtægter kan have flere eller færre punkter.
- Valg af dirigent, referent og stemmetællere
- Bestyrelsens beretning
- Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
- Fastsættelse af kontingent
- Behandling af indkomne forslag
- Valg af bestyrelsesmedlemmer
- Valg af suppleanter
- Valg af revisor og revisorsuppleant
- Eventuelt
Et par af punkterne er værd at forklare:
Dirigenten leder mødet og starter med at konstatere, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt efter vedtægterne. Vælg en, der ikke selv sidder i bestyrelsen, så det er tydeligt, at mødet ledes neutralt.
Beretningen skal ikke være lang. Fortæl, hvad der er sket i årets løb, hvad der gik godt, hvad der var svært, og hvad bestyrelsen vil næste år. Del den gerne på skrift inden mødet, så tiden kan bruges på spørgsmål.
Regnskabet fremlægges af kassereren og godkendes af generalforsamlingen. Medlemmerne skal have haft mulighed for at se det før mødet.
Indkomne forslag behandles i den rækkefølge, de er kommet. Er der forslag om vedtægtsændringer, så tjek, hvilket flertal der kræves. Mange vedtægter siger to tredjedele af de afgivne stemmer.
Eventuelt er til spørgsmål og løse ender. Under eventuelt kan der ikke træffes beslutninger, fordi medlemmerne ikke har kunnet se punktet på forhånd.
Typiske fejl, der giver ballade
- Indkaldelsen går ud for sent eller på en anden måde, end vedtægterne siger. Så kan beslutningerne blive anfægtet.
- Forslag dukker op på dagen. Holder I fast i fristen, undgår I, at vigtige beslutninger bliver truffet af dem, der tilfældigvis mødte op.
- Ingen ved, hvem der har stemmeret. Hav en opdateret medlemsliste med til mødet.
- Referatet bliver aldrig skrevet. Aftal på forhånd, hvem der skriver det, og hvornår det deles.
Online eller hybrid generalforsamling
Mange foreninger vil gerne lade medlemmer deltage hjemmefra. Det kræver normalt, at vedtægterne åbner for det. Gør de ikke, kan I foreslå en vedtægtsændring på årets fysiske generalforsamling, så næste år kan holdes online eller hybrid.
Saml det hele ét sted
Det tidskrævende ved generalforsamlingen er sjældent selve mødet. Det er at sende indkaldelsen, holde styr på, hvem der kommer, og sørge for, at alle kan finde regnskabet og forslagene.
I Joyn opretter I generalforsamlingen som et arrangement med tilmelding, lægger bilagene i foreningens fælles filer, og sender indkaldelsen i en kanal, hvor den ikke drukner i snak. Næste år kopierer I bare sidste års opsætning. Se priserne - foreninger op til 100 medlemmer bruger Joyn gratis.