"Vi mangler frivillige" er nok den sætning, der oftest bliver sagt i danske bestyrelser. Og som regel bliver den fulgt op af et opslag: "Vi søger frivillige. Henvend dig til bestyrelsen."
Det virker sjældent. Ikke fordi folk ikke vil hjælpe, men fordi opslaget ikke fortæller, hvad de skal hjælpe med, hvor meget tid det tager, eller om de overhovedet kan finde ud af det.
Her er en metode, der virker bedre.
1. Find ud af, hvad I faktisk mangler
"Frivillige" er ikke en opgave. Før I spørger nogen, så skriv de konkrete opgaver ned:
- Hvad skal laves? "Stå i boden til sommerstævnet" i stedet for "hjælpe til".
- Hvor lang tid tager det? En eftermiddag, to timer om ugen, fire gange om året?
- Hvornår? Faste dage eller fleksibelt?
- Kræver det noget? Et kursus, en børneattest, en bil?
Øvelsen afslører tit, at I ikke mangler "en ny kasserer", men nogen til at sende rykkere og nogen til at betale regninger. Det er to små opgaver i stedet for én stor.
2. Del de store opgaver op i små bidder
Det er langt lettere at sige ja til noget, der har en tydelig begyndelse og slutning. "Vil du stå for kagebordet til julefesten?" får flere ja'er end "vil du være med i festudvalget?".
Små opgaver er også den bedste vej ind. Mange af dem, der i dag sidder i bestyrelsen, startede med at bage en kage eller køre et hold til stævne. Lav en liste over opgaver på under tre timer, og brug den, når nogen siger "jeg vil gerne hjælpe, men ikke binde mig".
3. Spørg personligt
Det enkeltstående råd, der flytter mest, er at spørge folk direkte. Et opslag rammer alle og dermed ingen. Et personligt spørgsmål fortæller modtageren, at I har tænkt på netop dem.
Sådan gør I det:
- Spørg om en konkret opgave, ikke om de "vil være frivillige".
- Sig, hvorfor I spørger netop dem. "Du er altid god til at snakke med de nye forældre" virker.
- Gør det let at sige nej. Folk siger oftere ja, når de ikke føler sig presset.
- Spørg dem, der allerede kommer. Forældre på sidelinjen, medlemmer, der altid bliver hængende, og tidligere aktive.
Lad hver i bestyrelsen spørge tre personer inden næste møde. Det er et lille løft, og det giver tit flere nye hænder end et års opslag.
4. Brug opslag, der er konkrete
Opslag har stadig en plads, især til at nå dem, I ikke kender. Gør dem konkrete. Her er tre, I kan kopiere og rette til.
Til en enkelt dag
Hjælpere til sommerstævnet lørdag 13. juni
Vi mangler seks voksne til at stå i boden og ved indgangen. Vagterne er på tre timer, og du får en kort introduktion på dagen.
Skriv dig på listen her, eller send en besked til [navn].
Til en fast, lille opgave
Holdleder til U10 - én gang om ugen
Vi søger en forælder, der vil hjælpe træneren med at holde styr på tilmeldinger og kørsel til kampe. Det tager ca. en time om ugen, og du behøver ikke vide noget om fodbold.
Kontakt [navn] for at høre mere.
Til bestyrelsen
Vil du være med til at bestemme, hvor foreningen skal hen?
Vi har to pladser i bestyrelsen på generalforsamlingen [dato]. Vi holder seks møder om året, og du vælger selv, hvilke opgaver du vil have.
Kom til et bestyrelsesmøde og se, hvordan vi arbejder, før du beslutter dig.
5. Tag godt imod de nye
Mange foreninger bruger kræfter på at finde frivillige og glemmer, hvad der sker, når de har sagt ja. Den første oplevelse afgør, om de kommer igen.
- Giv dem en fast kontaktperson de kan spørge om alt.
- Fortæl det praktiske på skrift: hvor, hvornår, hvad de skal have med, og hvem de møder.
- Indhent børneattest før de starter, hvis opgaven giver direkte kontakt med børn under 15 år.
- Følg op efter første gang. "Hvordan gik det?" tager et minut og betyder meget.
6. Få dem til at blive
At fastholde en frivillig er billigere end at finde en ny. Det vigtigste er at sige tak, ofte og konkret, og at sørge for, at ingen sidder med det hele alene. Vi har skrevet mere om det i guiden Stærkere fællesskab i foreningen.
Hold styr på, hvem der hjælper med hvad
Når I først har flere frivillige, bliver det næste problem overblikket: Hvem har sagt ja til hvad, og hvem skal have besked, når noget ændrer sig?
I Joyn kan de frivillige samles i en gruppe med deres egen kanal, så beskeder til hjælperne ikke drukner i medlemmernes snak. Opgaver kan få en ansvarlig, og arrangementer har tilmelding, så I kan se, hvem der kommer.