Hver forening har opgaver, der kommer igen år efter år: generalforsamlingen, regnskabet, lokalebookingen, sæsonstarten, julearrangementet. De fleste af dem bliver husket, fordi en bestemt person husker dem. Når den person træder ud af bestyrelsen, forsvinder hukommelsen med dem.
Et årshjul løser det. Det er en simpel oversigt over, hvad der skal ske hvornår, og hvem der har ansvaret. Når det først er lavet, kan en ny bestyrelse overtage foreningen uden at starte forfra.
Hvad skal med i et årshjul?
Kun de opgaver, der kommer igen hvert år og har en fast tid. Typisk:
- Generalforsamling og alt det, der leder op til den
- Regnskab, budget og kontingent
- Ansøgninger om lokaler og tilskud
- Børneattester og andre faste tjek
- Sæsonstart, sæsonafslutning og faste arrangementer
- Bestyrelsesmøder
Enkeltstående projekter hører ikke hjemme i årshjulet. De hører til på opgavelisten.
Årshjul måned for måned
Eksemplet her passer til en typisk forening med generalforsamling i foråret og sæsonstart efter sommerferien. Ryk rundt på det, så det passer til jeres vedtægter og jeres sæson. Frister for lokaler og tilskud varierer fra kommune til kommune, så slå jeres egne op og skriv dem ind.
Januar
- Kassereren lukker regnskabet for sidste år og sender det til revisorerne.
- Opgør medlemstallet pr. 1. januar. Kommunen og jeres forbund beder typisk om det.
- Bestyrelsesmøde: fastlæg dato for generalforsamlingen.
Februar
- Indkald til generalforsamling, hvis den ligger i marts. Se skabelonen til indkaldelsen.
- Spørg, hvem der genopstiller, og find nye kandidater.
- Formanden skriver beretningen.
Marts
- Generalforsamling.
- Den nye bestyrelse konstituerer sig og fordeler opgaverne.
- Opdatér bestyrelsens navne de steder, hvor de står: hjemmeside, bank og CVR-registret, hvis bestyrelsen står registreret dér.
April
- Søg lokaler og haltider til næste sæson, hvis jeres kommune har frist i foråret.
- Søg tilskud, der har forårsfrist.
- Gennemgå foreningens forsikringer.
Maj
- Planlæg sommerafslutningen.
- Find trænere og hjælpere til næste sæson, mens alle stadig er i gang.
Juni
- Sommerafslutning og tak til de frivillige.
- Bestyrelsesmøde: evaluér sæsonen, og fastlæg kalenderen for efteråret.
Juli
- Ferie. Årshjulet må gerne have en tom måned.
August
- Sæsonstart. Send velkomst til nye medlemmer med praktisk information.
- Indhent børneattester på nye trænere og hjælpere, der har direkte kontakt med børn under 15 år. Det er foreningens pligt, og attesten er gratis. Den bestilles digitalt hos politiet.
- Opkræv kontingent, hvis I opkræver halvårligt eller pr. sæson.
September
- Bestyrelsesmøde: følg op på medlemstal og økonomi.
- Opdatér medlemslisten, og ryd ud i dem, der er stoppet.
Oktober
- Budget for næste år, så kontingentet kan fastsættes på generalforsamlingen.
- Planlæg julearrangementet.
November
- Gennemgå vedtægterne. Er der noget, der skal ændres på næste generalforsamling, er det nu, forslaget skal skrives.
- Tjek, at alle trænere og frivillige med børnekontakt har en gyldig børneattest.
December
- Julearrangement.
- Sig tak til de frivillige, gerne personligt.
- Bestyrelsesmøde: kig årshjulet igennem og ret det til næste år.
Gør årshjulet til et værktøj, ikke et dokument
Et årshjul, der ligger som en PDF i en mappe, bliver lavet med god vilje og glemt i februar. Tre ting holder det i live:
Hver opgave har et navn. Ikke "bestyrelsen", men en konkret rolle, fx kassereren eller formanden. Så kan en ny person i rollen se, hvad der forventes.
Opgaverne ligger i kalenderen. De faste ting, som generalforsamling, sæsonstart og bestyrelsesmøder, skal ligge som datoer, folk får påmindelser om, ikke kun i et dokument.
Gennemgå det én gang om året. Brug ti minutter på det sidste bestyrelsesmøde før jul. Hvad manglede, og hvad stod der, som I ikke længere gør?
Sådan gør I det i Joyn
I Joyn kan de faste punkter oprettes som gentagne arrangementer, så generalforsamlingen og bestyrelsesmøderne ligger i alles kalender med påmindelser. Opgaverne fra årshjulet kan ligge på en opgavetavle i bestyrelsens egen gruppe med en ansvarlig på hver, og selve årshjulet kan ligge i gruppens filer sammen med referaterne. Så overtager en ny bestyrelse det hele på én gang.