En boligforening har et kommunikationsproblem, som en idrætsforening ikke har: medlemmerne har ikke valgt hinanden. De bor bare samme sted. Nogle er på Facebook hele dagen, nogle har aldrig haft en profil, og nogle flyttede ind i sidste måned og ved ikke, at der findes en gruppe.
Det her er til bestyrelsen i andelsboligforeningen, ejerforeningen eller grundejerforeningen, der skal have besked ud til alle, og som i dag gør det fire steder på én gang.
Sådan ser det typisk ud
Der hænger et opslag i opgangen om, at vandet lukkes tirsdag. Det samme står i Facebook-gruppen, som 60 procent af beboerne er med i. Bestyrelsen har en mailliste, der var opdateret, dengang den blev lavet. Og så er der den nye familie i nummer 14, som først opdager det, da vandet er væk.
Indkaldelsen til generalforsamlingen går ud på papir, fordi vedtægterne kræver det, og bliver så slået op i gruppen, hvor den ligger under et opslag om en bortløben kat. Husordenen er en PDF, nogen sendte i 2019. Referaterne ligger i en mappe hos den tidligere formand.
Ingen af delene er forkerte. Problemet er, at de tilsammen ikke når alle, og at ingen ved, hvem der har læst hvad.
De fire ting, beboerne skal kunne finde
Det hjælper at skille dem ad, for de har hver sin form.
Driftsbeskeder. Vandet lukkes, containeren kommer, skraldet hentes en anden dag i julen. Sjældne, vigtige, og de skal nå alle, ikke kun dem, algoritmen vælger.
Arrangementer med tilmelding. Arbejdsdagen, sommerfesten, generalforsamlingen. Her er "interesseret" ikke nok. Den, der bestiller pølser til arbejdsdagen, skal bruge et tal.
Dokumenter. Vedtægter, husorden, referater, tegninger af den fælles kælder. De bliver spurgt efter igen og igen, mest af nye beboere, og de skal ligge ét sted, der ikke er en tidligere formands harddisk.
Snakken. Hvem har en boremaskine, er der nogen, der har set en grå kat, tak for festen. Den er en del af det at bo sammen, og den må gerne fylde, bare ikke oven på de tre andre.
En opsætning, der virker
Én forening, én kanal til meddelelser. Kun bestyrelsen skriver der. Alle beboere er i den, og alle får besked på telefonen. Vandet, der lukkes, konkurrerer ikke længere med katten.
En almindelig kanal til naboerne. Boremaskinen og katten bor her. Den er ikke mindre vigtig, den er bare et andet rum.
Arrangementer med rigtige svar. Arbejdsdagen oprettes som et arrangement med ja og nej, og bestyrelsen ser antallet i stedet for at tælle kommentarer. Generalforsamlingen ligger som arrangement med dagsordenen vedhæftet, ved siden af den formelle indkaldelse. Hvis I mangler en skabelon til den, har vi en indkaldelse med dagsorden og tidsplan.
Dokumenterne ét sted. Vedtægter, husorden og referater i foreningens filer, så den nye familie i nummer 14 kan finde dem selv. Det korte referat fra bestyrelsesmødet ryger samme sted hen, inden for to dage.
Bestyrelsen i sin egen gruppe. Bestyrelsens drøftelser om restancer, naboklager og tilbud fra håndværkere hører ikke hjemme der, hvor alle beboere kan læse med. En gruppe til bestyrelsen, med egen kanal og egne filer, holder det adskilt uden en separat mailtråd.
Tilflytning og fraflytning
Det er her, boligforeninger adskiller sig mest. Medlemmer kommer og går med lejligheden, ikke med interessen. Når nogen flytter ind, skal de ind ét sted og have alt med det samme: meddelelser, dokumenter, de næste arrangementer. Et invitationslink i velkomstbrevet klarer det.
Når nogen flytter ud, skal de ud af alt. Ikke bare ud af Facebook-gruppen, men væk fra meddelelserne, væk fra bestyrelsens materiale, hvis de sad der. At ét klik fjerner et medlem fra alt på én gang er en lille ting i hverdagen og en stor ting den dag, en tidligere beboer ellers stadig kunne læse bestyrelsens kanal.
Dem, der ikke er på Facebook
Det er argumentet, de fleste bestyrelser i boligforeninger starter med, og det holder. En Facebook-gruppe kræver en Facebook-profil, og i en opgang med 40 lejligheder er der altid nogle, der ikke har en, og nogle, der ikke vil have en. De skal have samme information som alle andre, ikke en kopi i postkassen, når nogen husker det.
I Joyn kommer beboerne ind via et link i browseren eller i appen, uden en Facebook-profil. Appen er på engelsk; det plejer at fylde mindre, end bestyrelsen frygter, og support foregår på dansk.
Det, Joyn ikke er
Joyn er ikke et administrationssystem til boligforeningen. Opkrævning af fællesudgifter, ventelister, vurderinger og regnskab bliver hos administrator eller i det system, I allerede bruger. Joyn er stedet, hvor beboerne får besked, svarer på arrangementer og finder dokumenterne. De to ting har aldrig hørt hjemme i samme værktøj, og det er bedre at sige det tydeligt.
Kom i gang med driftsbeskederne
Hvis I kun flytter én ting, så flyt driftsbeskederne: én kanal, alle beboere, kun bestyrelsen skriver. Det er den besked, der koster mest, når den ikke når frem, og den letteste at flytte.
De fleste mindre boligforeninger kan være på Free-planen: op til 100 medlemmer, to grupper, som typisk bliver bestyrelsen og et udvalg, og tre kanaler. Opret foreningen og læg næste arbejdsdag ind, så har beboerne en grund til at komme med.