Stævnet, loppemarkedet, sommerfesten. De store dage er tit dem, foreningen tjener penge på, og dem medlemmerne husker. De kræver også mange hænder på én gang, og det er her, vagtplanen kommer ind.
De fleste vagtplan-skabeloner på nettet er lavet til arbejdspladser med ansatte. En forening har brug for noget andet: frivillige, der selv vælger, korte vagter og en plan, der overlever, at nogen melder fra om morgenen.
Trin 1: Skriv alle opgaver ned
Start med dagen, ikke med folkene. Gå arrangementet igennem fra opstilling til oprydning, og skriv hver opgave ned:
- Opstilling: telte, borde, skilte, afspærring
- Indgang og billetsalg
- Boder: kiosk, kaffe, grill, salg
- Sport og aktiviteter: dommere, tidtagning, sekretariat
- Parkering og trafik
- Førstehjælp
- Oprydning og affald
Skriv ud for hver opgave, hvor mange der skal til, og om det kræver noget særligt, fx et førstehjælpskursus eller adgang til kassen.
Trin 2: Del dagen op i vagter på to til tre timer
Korte vagter er nemmere at sige ja til. En hel dag i kiosken skræmmer folk væk, mens to timer er noget, de fleste kan passe ind.
En typisk plan for en lørdag kunne være:
- Opstilling: 7.00-9.00
- Formiddag: 9.00-12.00
- Middag: 12.00-15.00
- Eftermiddag: 15.00-17.00
- Oprydning: 17.00-19.00
Læg et kvarters overlap ind mellem vagterne i boderne, så den næste kan blive sat ind i, hvor tingene er, før den forrige går.
Trin 3: Giv hvert område en tovholder
Den vigtigste rolle på dagen er ikke den, der laver vagtplanen. Det er tovholderne. Hvert område, fx kiosk, indgang og parkering, har én person, som hjælperne kan spørge, og som har ansvaret for, at området fungerer.
Tovholderne skal vide det på forhånd og have en kort beskrivelse af området: hvor tingene står, hvem der har nøglen, og hvad man gør, hvis noget går galt.
Trin 4: Lad de frivillige vælge selv
Når opgaverne og vagterne er på plads, så lad folk skrive sig på selv i stedet for at fordele dem. Det har tre fordele: Folk vælger vagter, de faktisk kan passe. Bestyrelsen slipper for at være vagtplanlægger. Og det er tydeligt for alle, hvor der stadig mangler hænder.
Åbn for tilmelding fire til seks uger før, og send en påmindelse, hvor der står præcis, hvilke vagter der mangler folk. "Vi mangler to i kiosken lørdag 12-15" virker langt bedre end "vi mangler stadig hjælpere".
Har I brug for flere, så spørg personligt. Se vores råd om rekruttering af frivillige.
Trin 5: Hav en reserveliste
Nogen melder fra. Børn bliver syge, og bilen starter ikke. Lav en lille liste over folk, der har sagt, at de godt kan springe til, hvis det bliver nødvendigt, og skriv på vagtplanen, hvem man skal kontakte, hvis man ikke kan komme.
Trin 6: Send en kort briefing dagen før
Dagen før sender I en besked til alle, der har en vagt:
- Hvornår og hvor de skal møde
- Hvem der er tovholder på deres område
- Hvad de skal have med, fx praktisk tøj eller madpakke
- Hvem de ringer til, hvis de bliver forsinket
Hold den kort. Detaljerne får de af tovholderen på dagen.
Skabelon: vagtplan for frivillige
For hver opgave på dagen:
- Opgave: fx kiosk
- Tovholder: navn og telefonnummer
- Vagter: tidspunkter
- Antal pr. vagt: fx 3
- Tilmeldte: navne pr. vagt
- Særlige krav: fx adgang til kassen
- Mødested: hvor man melder sig
Nederst på planen: reservelisten, og hvem man kontakter ved afbud.
Efter dagen: sig tak
Send en tak samme aften eller dagen efter. Fortæl gerne, hvad dagen gav, fx hvor mange der kom, eller hvor meget kiosken tjente. Det gør det meget lettere at få de samme folk med næste år.
Sådan gør I det i Joyn
Joyn har ikke et særskilt vagtplanmodul. Til de fleste foreningsarrangementer klarer I det med to ting, I allerede har:
- Én tilmelding pr. vagt. Opret hver vagt som et arrangement med tilmelding. Så kan de frivillige selv melde sig, alle kan se, hvor der mangler folk, og de tilmeldte får påmindelser.
- En opgavetavle til forberedelserne. Opstilling, indkøb og skilte kan ligge som opgaver med en ansvarlig i hjælpernes egen gruppe.
Er I til et stort stævne med mange hundrede vagter, kan et dedikeret vagtplanværktøj være det rigtige. Til den årlige sommerfest er det sjældent nødvendigt.